bentuk surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian
surat (lay out). Masing-masing bagian surat ini mempunyai
peranan yang sangat penting untuk menunjukkan ciri khas
dari niasing-masing bentuk surat. Pemakaian bentuk surat tertentu
dalam setiap organisasi bergantung pada kebiasaan atau peraturan
yang berlaku pada masing-masing organisasi.
Macam-macam bentuk surat:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk lekuk (indented style)
5. Bentuk alinea menggantung (hanging style)
6. Bentuk resrni (official style), yang terdiri dari:
a. gaya umum b. gaya Depdikbud
1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH :
TOKO JAYA SENTOSA
Jln. Manggis No.90
Semarang
No : 123/SPP/94
23 September 1994
Kepada
Yth.pimpinan PT. Mustika
Jln. Sutoyo No.51
Ujung Pandang
Perihal : permintaan Penawaran
Dengan hormat,
Dengan senang hati kami kabarkan kepada saudara bahwa toko kami pada saat ini telah memperluas perdagangan.Berhubung setiap harinya pengunjung selalu bertambah sayang sekali,sampai saat ini kami belum dapat melayani permintaan pengunjung untuk jenis AC Merk Megaloti .
Berkenaan dengan hal tersebut diatas,dengan ini kami minta untuk mengiminkan daftar harga AC Merk Megaloti.
Disamping itu jika ada brosur tentang barang-barang tersebut,hendaknya dapat mengirimkan kepada kami,agar kami dapat mengetahui lebih jelas.
Karena kami baru pertama kali berhubungan dengan saudara,maka kami mohon untuk diberikan keterangan tentang :
1. Syarat –syarat pembayaran ;
2. Syarat syarat penyerahan barang ;
3. Diskon yang diberikan
4. Serta contoh barang
Atas permintaan saudara ,kami mengucapkamn terimakasih.
Hormat kami
TOKO JAYA SENTOSA
Sati Agata,pemilik toko
Lampiran : -
Tembusan : -
Inisial : SA/SW
2.Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH SURAT
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH SURAT
TOKO JAYA SENTOSA
Jln. Manggis No.90
Semarang
No : 123/SPP/94 23 September 1994
Kepada
Yth.pimpinan PT. Mustika
Jln. Sutoyo No.51
Ujung Pandang
Perihal : permintaan Penawaran
Dengan hormat
Dengan senang hati kami kabarkan kepada saudara bahwa toko kami pada saat ini telah memperluas perdagangan.Berhubung setiap harinya pengunjung selalu bertambah sayang sekali,sampai saat ini kami belum dapat melayani permintaan pengunjung untuk jenis AC Merk Megaloti .
Berkenaan dengan hal tersebut diatas,dengan ini kami minta untuk mengiminkan daftar harga AC Merk Megaloti.
Disamping itu jika ada brosur tentang barang-barang tersebut,hendaknya dapat mengirimkan kepada kami,agar kami dapat mengetahui lebih jelas.
Karena kami baru pertama kali berhubungan dengan saudara,maka kami mohon untuk diberikan keterangan tentang :
1. Syarat –syarat pembayaran ;
2. Syarat syarat penyerahan barang ;
3. Diskon yang diberikan ;
4. Serta contoh barang ;
Atas permintaan saudara ,kami mengucapkamn terimakasih.
Hormat kami
TOKO JAYA SENTOSA
Sati Agata,pemilik toko
Lampiran : -
Tembusan : -
Inisial : SA/SW
3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH ;
TOKO JAYA SENTOSA
Jln. Manggis No.90
Semarang
No : 123/SPP/94 23 September 1994
Kepada
Yth.pimpinan PT. Mustika
Jln. Sutoyo No.51
Ujung Pandang
Perihal : permintaan Penawaran
Dengan hormat
Dengan senang hati kami kabarkan kepada saudara bahwa toko kami pada saat ini telah memperluas perdagangan.Berhubung setiap harinya pengunjung selalu bertambah sayang sekali,sampai saat ini kami belum dapat melayani permintaan pengunjung untuk jenis AC Merk Megaloti .
Berkenaan dengan hal tersebut diatas,dengan ini kami minta untuk mengiminkan daftar harga AC Merk Megaloti.
Disamping itu jika ada brosur tentang barang-barang tersebut,hendaknya dapat mengirimkan kepada kami,agar kami dapat mengetahui lebih jelas.
Karena kami baru pertama kali berhubungan dengan saudara,maka kami mohon untuk diberikan keterangan tentang :
1. Syarat –syarat pembayaran ;
2. Syarat syarat penyerahan barang ;
3. Diskon yang diberikan
4. Serta contoh barang
Atas permintaan saudara ,kami mengucapkamn terimakasih.
Hormat kami
TOKO JAYA SENTOSA
Sati Agata,pemilik toko
Lampiran : -
Tembusan : -
Inisial : SA/SW
4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH ;
TOKO JAYA SENTOSA
Jln. Manggis No.90
Semarang
No : 123/SPP/94 23 September 1994
Kepada
Yth.pimpinan PT. Mustika
Jln. Sutoyo No.51
Ujung Pandang
Perihal : permintaan Penawaran
Dengan hormat
Dengan senang hati kami kabarkan kepada saudara bahwa toko kami pada saat ini telah memperluas perdagangan.Berhubung setiap harinya pengunjung selalu bertambah sayang sekali,sampai saat ini kami belum dapat melayani permintaan pengunjung untuk jenis AC Merk Megaloti .
Berkenaan dengan hal tersebut diatas,dengan ini kami minta untuk mengiminkan daftar harga AC Merk Megaloti.
Disamping itu jika ada brosur tentang barang-barang tersebut,hendaknya dapat mengirimkan kepada kami,agar kami dapat mengetahui lebih jelas.
Karena kami baru pertama kali berhubungan dengan saudara,maka kami mohon untuk diberikan keterangan tentang :
1. Syarat –syarat pembayaran ;
2. Syarat syarat penyerahan barang ;
3. Diskon yang diberikan
4. Serta contoh barang
Atas permintaan saudara ,kami mengucapkamn terimakasih.
Hormat kami
TOKO JAYA SENTOSA
Sati Agata,pemilik toko
Lampiran : -
Tembusan : -
Inisial : SA/SW
5.Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
CONTOH ;
TOKO JAYA SENTOSA
Jln. Manggis No.90
Semarang
No : 123/SPP/94 23 September 1994
Kepada
Yth.pimpinan PT. Mustika
Jln. Sutoyo No.51
Ujung Pandang
Perihal : permintaan Penawaran
Dengan hormat,
Dengan senang hati kami kabarkan kepada saudara bahwa toko kami pada saat ini telah memperluas
perdagangan.Berhubung setiap harinya pengunjung selalu bertambah sayang sekali,sampai saat ini kami belum dapat melayani permintaan pengunjung untuk jenis AC Merk Megaloti .
Berkenaan dengan hal tersebut diatas,dengan ini kami minta untuk mengiminkan daftar harga AC
Merk Megaloti.
Disamping itu jika ada brosur tentang barang-barang tersebut,hendaknya dapat mengirimkan kepada
kami,agar kami dapat mengetahui lebih jelas.
Karena kami baru pertama kali berhubungan dengan saudara,maka kami mohon untuk diberikan
keterangan tentang :
1. Syarat –syarat pembayaran ;
2. Syarat syarat penyerahan barang ;
3. Diskon yang diberikan
4. Serta contoh barang
Atas permintaan saudara ,kami mengucapkamn terimakasih.
Hormat kami
TOKO JAYA SENTOSA
Sati Agata,pemilik toko
Lampiran : -
Tembusan : -
Inisial : SA/SW
Bentuk Resmi (OFFICIAL STYLES)
Pada bentuk ini, alamat ditulis di sebelah kanan di bawah nama kota dan
tanggal. Di sebelah kiri berturut-turut ditulis nomor, lampiran, dan perihal.
Setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri. Bentuk ini
terutama digunakan oleh instansi pemerintah.
Untuk bentuk resmi ini, Depdikbud memiliki model tersendiri, yaitu alamat
diletakkan di sebelah kiri di bawah Nomor, lampiran, dan perihal. Contoh
bentuk Resmi gaya umum:
Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama
Bentuk Resmi (OFFICIAL STYLES)
Pada bentuk ini, alamat ditulis di sebelah kanan di bawah nama kota dan
tanggal. Di sebelah kiri berturut-turut ditulis nomor, lampiran, dan perihal.
Setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri. Bentuk ini
terutama digunakan oleh instansi pemerintah.
Untuk bentuk resmi ini, Depdikbud memiliki model tersendiri, yaitu alamat
diletakkan di sebelah kiri di bawah Nomor, lampiran, dan perihal. Contoh
bentuk Resmi gaya umum:
Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAAN
SEKOLAH MENENGAH EKONOMI ATAS
SMEA NEGERI 1 MEDAN
JALAN DIPONEGORO NO.7 Telp.4170 MEDAN
NO : 412/103.10.EA.01/1.94 18 Oktober 1994
Lampiran : -
Perihal : Pembagian buku Raport caturwulan
1 tahun ajaran 1994/1995
Kepada :
Yth. Saudara Orang Tua/
Wali Murid Siswa Kelas 1
SMEA Negeri 1 Medan
Ditempat
Dengan ini kami beritahukan bahwa pembagian buku laporan pendidikan (buku raport) caturwulan 1 akan dilaksanakan pada tanggal 22 Oktober 1994.
Sehubungan dengan hal tersebut,kami mohon kehadiran saudara :
Hari/Tanggal : Sabtu, 22 Oktober 1994
Waktu : Pukul 11.00 WIB - selesai
Tempat : Gedung SMEA Negeri 1 Medan
Jln. Diponegoro No.27
Telp. 41703 Medan
Adapun syarat pengembalian buku raport tersebut adalah sebgai berikut :
1. Pengembalian dilakukan sendiri oleh orang tua/wali murid.
2. Melunasi semua kewajiban administrasi yang meliputi SPP.
3. Pakaian seragam lunas pada Oktober 1994.
4. Telah membayar uang simpanan pokok anggota koperasi sebesar Rp. 10.000,00.
Atas perhatian saudara,kami mengucapakan terimakasih.
Kepala SMEA Negeri 1 Medan
Dra. Kusturi Yama
NIP : -
Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut Depdiknas
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAAN
SEKOLAH MENENGAH EKONOMI ATAS
SMEA NEGERI 1 MEDAN
JALAN DIPONEGORO NO.7 Telp.4170 MEDAN
NO : 412/103.10.EA.01/1.94 18 Oktober 1994
Lampiran : -
Perihal : Pembagian buku Raport caturwulan
1 tahun ajaran 1994/1995
Kepada :
Yth. Saudara Orang Tua/Wali Murid
Siswa Kelas 1 SMEA Negeri 1 Medan
Ditempat
Dengan ini kami beritahukan bahwa pembagian buku laporan pendidikan (buku raport) caturwulan 1 akan dilaksanakan pada tanggal 22 Oktober 1994.
Sehubungan dengan hal tersebut,kami mohon kehadiran saudara :
Hari/Tanggal : Sabtu, 22 Oktober 1994
Waktu : Pukul 11.00 WIB - selesai
Tempat : Gedung SMEA Negeri 1 Medan
Jln. Diponegoro No.27
Telp. 41703 Medan
Adapun syarat pengembalian buku raport tersebut adalah sebgai berikut :
1. Pengembalian dilakukan sendiri oleh orang tua/wali murid
2. Melunasi semua kewajiban administrasi yang meliputi SPP
3. Pakaian seragam lunas pada Oktober 1994
4. Telah membayar uang simpanan pokok anggota koperasi sebesar Rp. 10.000,00
Atas perhatian saudara,kami mengucapakan terimakasih.
Kepala SMEA Negeri 1 Medan
Dra. Kusturi Yama
NIP : -
